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金山wps表格制作成绩通知单的方法

时间:2015-11-26 编辑:robin 阅读:4 次

  马上就要寒假了,相信很多从事教师工作的网友都开始着手期末考试的准备,以及成绩的统计与成绩通知单的制作了。那么,成绩通知单怎么制作呢?今天,小编就给大家带来成绩单制作的简单方法,我们需要使用到的软件是金山wps表格,下面,就一起来看看金山wps表格制作成绩通知单的方法吧!

  成绩通知单

  成绩通知单

  制作成绩通知单的解决思路:

  1.《成绩表》和《通知单》分建立在两个工作表中。

  2.《通知单》可以通过函数调用《成绩表》中每个学生之资料。

  3.建立一个单元格下拉菜单供选择所有学生姓名,当选项改变时,通知单跟随改变。而且在现有资料上增加学生数量后不受影响,从而使通知单设计达到通用之功能。

  明确了思路,现在以实例具体讲解实现方法。

  步骤1.定义名称

  选择《成绩表》A1,点击【插入】【名称】【定义】,然后按图3方式输入信息:当前工作簿的名称处输入“姓名”(不含引号),在引用位置处输入“=OFFSET($A$1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含义:通过COUNTA(A:A)-1返回A列学生数目,减1是因A列中非空单元格数量包括首行“姓名”二字;然后利用OFFSET函数提取A列所有学生姓名。

  定义名称

  定义名称

  步骤2.设置数据有效性

  进入《通知单》单元格A4,点击【数据】【有效性】【设置】,在有效性条件之允许处选择条件为序列,来源处输入“=姓名”,同时确保右边“提供下拉箭头”前已打勾(见图4),确定后点击单元格I4试试效果。

  设置数据有效性

  设置数据有效性

  有效性建立之单元格下拉菜

  有效性建立之单元格下拉菜

  步骤3.建立通知单基本格式

  建立一个空白格式,以待调用成绩表之数据。

  建立通知单基本格式

  建立通知单基本格式

  步骤4.设计公式调用数据

  A.选中单元格C2,输入以下公式:

  =VLOOKUP(I4,成绩表!A2:D1000,4,0)&“ ”&I4&“ 同学成绩通知单”

  B.选中单元格D4,输入公式:=I4

  C.选中单元格F4,输入以下公式:

  =VLOOKUP(I4,成绩表!A2:C1000,3,0)

  D.选中单元格H4,输入以下公式:

  =VLOOKUP(I4,成绩表!A2:B1000,2,0)

  E.选中单元格F5,输入以下公式:

  =VLOOKUP(I$4,成绩表!A$2:K$1000,ROW(A5),0)

  F.选中单元格F5,将公式向下拉至F11

  此时公式设计完毕,可以选择单元格I4之下拉箭头选择不同学生姓名,可以看到《通知单》之数据有跟随变化。后续打印时则通过下拉框打印随时打印任何学生之成绩,而不破坏原成绩表之格式。

  公式解析:VLOOKUP是查找公式,有四个参数,分别为[查找值]、[数据表]、[序列数]、[匹配条件]。

  查找值即需要到目标区域查找之目标数据,可以输入目标值,也可以是单元格引用;

  数据表是被查找之区域,本例中数据只有10个,而引用区域输入A2:D1000是为了让成绩表中增加数据时通知单公式可以通用,不用再修改公式。若您的学生数目超过1000时可以将本引用域再相应增大,使公式能适应所有变化。

  序列数是指目标值在被查找区域所在的列数,输入2,则返回目标区域第二列的值。

  匹配条件一般有两个选项,0和1。0表示精确匹配,1表示近似匹配。可以根据不同状况下选择相应的匹配条件。

  结语:WPS表格的查找函数又称为引用函数,功能强大,灵活多变。用于搜索数据和格式转换有较好的功用。查找函数VLOOKUP外还是HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等,只有灵活掌握这些函数才能让WPS表格真正发挥潜能,让很多人工查询方式转化为函数自动搜索,从而提升效率。